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SAM Mai-Juni 2018

Die Digitalisierung macht auch vor den Vereinen nicht halt

 

In der Bundeshauptversammlung von 14. April 2018 wurde ich zum Bundesschatzmeister gewählt. Diese Aufgabe sehe ich nicht nur in der Verwaltung und Überwachung der finanziellen Angelegenheiten des Verbandes. Ich möchte insbesondere auch Ansprechpartner für die Mitgliedsvereine sein, wenn es rund um die Themen Schatzmeister, Kassenführung und Vereinsbesteuerung geht, in denen ich auch aufgrund meines zivilen Berufes als Steuerberater über einen gewissen Hintergrund verfüge.

 

Ein zentrales Thema in der Zukunft wird auch in den Vereinen das Thema Digitalisierung sein. Neben den Bereichen Kommunikation und Marketing erhält die Digitalisierung auch in der Vereinsverwaltung- und Vereinsbuchhaltung Einzug. Spätestens seit Inkrafttreten der „Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zum 1. Januar 2015 ist es nicht mehr zu beanstanden, wenn Buchungsbelege ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt werden und die Originale vernichtet werden (sogenanntes ersetzendes Scannen). Allerdings sind an die Anerkennung des ersetzenden Scannens einige Voraussetzungen geknüpft, weshalb man sich zu diesem Thema – will man es nutzen – umfassend informieren und vorbereiten soll. Außerdem sind in diesem BMF-Schreiben einige Vorgaben gemacht worden, die ebenfalls auch von Vereinen anzuwenden sind. Sofern Vereine Ihre Buchhaltung über ein EDV-Buchhaltungsprogramm erstellen, die Grundsätze auch in der einfachen Buchführung, der Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, zu beachten.

 

Das eingesetzte Buchhaltungsprogramm muss den Anforderungen und Vorgaben der GoBD entsprechen. Dabei sind vor allem die Vorgaben zum Verbuchen der laufenden Geschäftsvorfälle, die Festschreibung der Buchungssätze und deren Speicherung als elektronisches Dokument vom Verein sicherzustellen. Erfüllt das Programm diese Anforderungen nicht, hat der Verein die ggf. negativen Folgen zu tragen.

 

Es gibt mittlerweile zahlreiche, auch kostengünstige Programme, die diese Vorgaben erfüllen. Bisher weit verbreitet genutzte Office-Programme (z.B. Excel, Access etc.) und ähnliche Dateisysteme erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht mehr die Anforderungen zur Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung.

 

Wenn zu diesen Themen weiterer Informationsbedarf besteht, werde ich gerne in einer der folgenden SAM-Ausgaben auf weitere Themen aus diesem Bereich näher eingehen.

 

Patrik Prediger

BSM-Bundesschatzmeister

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